Steuern & Recht

Erste Rechnung als Solo-Freelancer: was rein muss

2026-06-11 · 578 Wörter

Du hast deinen ersten Auftrag abgeschlossen und der Kunde wartet auf die Rechnung. Klingt simpel – ist es aber nicht immer. Eine Rechnung, der Pflichtangaben fehlen, ist steuerrechtlich keine gültige Rechnung. Der Kunde kann dann keine Vorsteuer ziehen, beschwert sich, und du hast Ärger. Das Finanzamt kann außerdem Bußgelder verhängen, wenn Rechnungen systematisch fehlerhaft ausgestellt werden. Lohnt sich also, es einmal richtig zu lernen.

Was nach § 14 UStG auf jede Rechnung muss

Das Umsatzsteuergesetz regelt in § 14 UStG genau, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie steuerlich anerkannt wird. Hier die Pflichtfelder im Überblick:

  • Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien – also von dir als Rechnungssteller und vom Leistungsempfänger. Eine Postfachadresse reicht in der Regel nicht.
  • Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) – beides ist zulässig, aber du brauchst mindestens eines von beidem. Die USt-ID beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern, die reguläre Steuernummer bekommst du vom zuständigen Finanzamt.
  • Ausstellungsdatum der Rechnung.
  • Fortlaufende Rechnungsnummer – sie muss einmalig und lückenlos sein. Gängige Formate: 2024-001, RE-2024-001 oder ähnliches. Hauptsache nachvollziehbar.
  • Menge und Art der Leistung – also eine konkrete Beschreibung, kein vages „Beratung". Besser: „Konzeption und Texterstellung Website, 3 Seiten, Leistungszeitraum März 2024".
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung – nicht zu verwechseln mit dem Rechnungsdatum.
  • Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag – aufgeschlüsselt, nicht pauschal zusammengefasst.

Bei Rechnungen unter 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen (§ 33 UStDV) – da reichen weniger Angaben. Aber als Freelancer wirst du diese Grenze schnell überschreiten.

Kleinunternehmer: der Sonderfall mit Pflichtformulierung

Wenn du unter der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG arbeitest – das bedeutet, dein Umsatz lag im Vorjahr unter 22.000 Euro und wird im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleiben – dann darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Nicht „0 %" schreiben, sondern gar nichts. Stattdessen muss folgender Hinweis auf der Rechnung stehen:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Fehlt dieser Satz, kann das Finanzamt im schlimmsten Fall davon ausgehen, dass du Umsatzsteuer schuldest – obwohl du sie gar nicht ausgewiesen hast. Klingt absurd, ist aber Rechtspraxis. Trag diesen Satz also standardmäßig in deine Vorlage ein, solange du Kleinunternehmer bist.

Wichtig: Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen kannst oder solltest, hängt von deiner individuellen Situation ab. Lass das im Zweifel von einem Steuerberater prüfen – besonders wenn du viel an Geschäftskunden rechnest, die Vorsteuer abziehen wollen.

Tools: Word-Vorlage oder Software?

Für den Anfang reicht eine schlichte Word- oder LibreOffice-Vorlage, solange alle Pflichtangaben drin sind. Du findest kostenlose Vorlagen unter anderem beim Bundesministerium für Wirtschaft oder auf den Seiten der IHKs. Wichtig: Die Rechnungsnummer musst du dann manuell führen und sicherstellen, dass keine Lücken entstehen.

Ab einem gewissen Volumen lohnt sich spezialisierte Software. Gängige Optionen in Deutschland:

  • sevDesk – cloudbasiert, ab etwa 8 Euro/Monat, automatische Rechnungsnummern, DATEV-Export möglich.
  • Lexware – eher für etwas komplexere Setups, lokale Installation oder Cloud, teurer, aber mit Buchhaltungsmodul.
  • FastBill, Invoiz, Papierkram – weitere günstige Alternativen mit ähnlichem Funktionsumfang.

Kein Tool ersetzt das Verständnis der Grundregeln. Wenn du nicht weißt, was auf die Rechnung muss, wirst du auch nicht merken, wenn die Software einen Fehler macht oder du die falsche Vorlage nutzt.

Die erste Rechnung ist meistens die unangenehmste – danach läuft es routinierter. Leg dir eine geprüfte Vorlage an, trag alle Pflichtfelder ein, und heb alle ausgestellten Rechnungen mindestens zehn Jahre auf (§ 147 AO). Wenn sich dein Umsatz der Kleinunternehmergrenze nähert oder du dir bei der steuerlichen Einordnung unsicher bist, ist ein einmaliges Gespräch mit einem Steuerberater günstiger als nachträgliche Korrekturen.

⚠ Diese Inhalte sind allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Vor konkreten Entscheidungen Steuerberatung einschalten — vor allem bei größeren Beträgen.

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